Organisasi Perusahaan Pelayaran

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

            

Setiap organisasi mempunyai tujuan yang hampir sama, baik itu organisasi dalam bidang sosial maupun teknik, yaitu mencapai tujuan organisasi memperoleh profit dalam memproduksi barang dan jasa. Hal tersebut tidak mungkin dicapai tanpa suatu bentuk kerja sama yang sinergik. Manajemen yang baik adalah kunci bagi suksesnya suatu organisasi karena hanya melalui manajemen yang berhasil terhadap faktor-faktor manusia, modal materi maka suatu organisasi dapat mencapai sukses sebagai pengaruh dan kontrol secara sistematis terhadap proses-proses yang mengubah input menjadi output berupa barang jadi dan jasa. Manajemen juga merupakan salah satu fungsi dalam organisasi. Manajemen dapat berlangsung dalam bidang kerja Operasional, Armada, Administrasi Keuangan, Perbekalan, Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat.

                

Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagai negara kepulauan yang terdiri dari beribu pulau, merupakan negara maritim yang sangat penting dan strategis dalam menjalin hubungan antar bangsa. Untuk menghubungkan antar pulau serta mengamankan pulau-pulau terluar NKRI tersebut moda transportasi laut yaitu kapal mempunyai kelebihan dibandingkan dengan moda transportasi udara maupun darat baik ditinjau dari faktor teknis maupun ekonomisnya.

            

Transportasi merupakan sarana untuk memperlancar roda perekonomian, memperkukuh persatuan dan kesatuan bangsa, meningkatkan ketahanan Nasional, serta mempererat hubungan antar bangsa. Transportasi juga berperan sebagai penunjang, pendorong, dan penggerak bagi pertumbuhan daerah yang berpotensinamun belum berkembang, dalam upaya peningkatan dan pemerataan pembangunan serta hasil-hasilnya.

            

Pelayaran sebagai salah satu moda transportasi dalam penyelenggaraannya harus ditata dalam satu kesatuan system transportasi nasional secara terpadu dan mampu mewujudkan penyediaan jasa transportasi yang seimbang dengan tingkatkebutuhan dan tersedianya pelayananangkutan yang selamat, aman, cepat, lancar, tertib, teratur, nyaman dan efesien dengan biaya yang wajar serta terjangkau oleh daya beli masyarakat. Pelayaran yang mempunyai karakteristik dan keunggulan tersendiri perlu dikembangkan dengan memperhatikan sifatnya yang padat modal, sehingga mampu meningkatkan pelayananyang lebih luas, baik didalam negri maupun keluar negeri.

Undang-Undang No 21 Tahun 1992 tentang pelayaran berhubungan erat dengan ketentuan-ketentuan yang terdapat pada undang-undang lain, seperti:

1.   Kitab Undang-Undang Hukum Dagang/KUHD (Wet Boek Van Koophandel).

2.  Undang-Undang No 4 PRP Tahun 1960 tentang perairan di Indonesia.

3.  Undang-Undang No 4 Tahun 1982 tentang ketentuan-ketentuan pokok pengelolaan lingkungan hidup.

4.   Undang-Undang No 5 Tahun 1983 tentang zona ekonomi eksklusif Indonesia.

5.   Undang-Undang No 17 Tahun 1985 tentang pengesahan United Nations Convention On The Law Of The Sea (UNCLOS/ Konvensi PBB tentang Hukum Laut).

6.   Undang-Undang No 9 Tahun 1985 tentang perikanan.

7.   Ordonansi Laut Teritorial dan Lingkungan Maritim Tahun 1939.

BAB II

PEMBAHASAN

Salah satu cara membentuk struktur organisasi adalah dengan membuat disain organisasi (organization design). Disain organisasi sendiri merupakan pembentukan peran (roles), aktifitas pengolahan (process), dan bentuk hubungan formal (formal relationship) dalam suatu organisasi.

Di dalamnya ada pengembangan struktur keseluruhan di dalam organisasi baik unit maupun sub-sub unitnya, serta definisi peran dan proses yang lebih detil dalam unit maupun sub unit tersebut.  Di dalam pembentukan struktur organisasi itu sendiri, ada beberapa prinsip dasar yang harus dimiliki oleh struktur organisasi tersebut, diantaranya :

1. Struktur organisasi memberi prioritas pada pelanggan kunci (key customer priorities)
2. Struktur tersebut mampu mengurangi dan menghilangkan duplikasi organisasi
3. Struktur menyederhanakan lapisan manajemen di dalam organisasi.
4. Struktur organisasi dapat meningkatkan saluran komunikasi (channel of communication) di dalam organisasi.
5. Struktur organisasi tersebut memberikan peran, tanggungjawab yang jelas serta memiliki akuntabilitas.

Dalam kerangka konsep struktur organisasi banyak dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal. Faktor internal yang mempengaruhi antara lain :

1. Visi dan Misi organisasi
2. Strategi Organisasi
3. Model kepemimpinan (leadership model)
4. Kebijakan maupun prosedur
5. Budaya organisasi

Faktor eksternal yang mempengaruhi disain struktur organisasi antara lain :

1. Pelanggan
2. Supplier
3. Pemerintah
4. Aturran formal, hukum dan perundangan
5. Teknologi Manajemen    
6. Dan stakeholder lainnya (masyarakat, komunitas dll).

Kesemua faktor tersebut sangat mempengaruhi proses disain organisasi. Tentunya disain organisasi yang baik akan mempertimbangkan semua faktor tersebut sampai terbentuknya struktur organisasi yang efektif dan efisien.

A.PENGERTIAN ORGANISASI 

Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia)

Pengertian Organisasi Menurut Para Ahli :

1. Organisasi Menurut Stoner

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang dibawah pengarahan manajer dan tujuan bersama.

2. Organisasi Menurut James D. Mooney

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama

3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard

Suatu system kegiatan kerjasama dari 2orang atau lebih dengan sesuatu yg tidak terwujud & tidak bersifat perseorangan.

Sebuah organisasi perusahaan ketika berdiri tentunya memiliki maksud (intention) kenapa bentuknya seperti tersebut. Bentuk formal organisasi diharapkan merupakan bentuk terbaik yang mendukung sepenuhnya pencapaian sasaran sang pendiri atau visi organisasi tersebut. Konfigurasi formal itulah yang dinamakan sebagai struktur organisasi dalam perusahaan.

Namun, sayangnya kadang antara pembentukan struktur organisasi dengan relasi/hubungan formal didalamnya belum sepenuhnya ’berjabat erat’ dengan visi organisasi perusahaan tersebut. Kadang ada yang ’mismatch’ atau tidak ’link’ dengan sasaran strategis pemasaran. Bahkan dalam beberapa hal tidak sepenuhnya mencerminkan aturan dasar (basic principle) struktur organisasi yang baik. Karena itulah, pembentukan struktur organisasi perusahaan yang tepat merupakan syarat utama yang penting agar visi organisasi perusahaan dapat tercapai.

B. HUBUNGAN ORGANISASI, MANAJEMEN & TATA KERJA

Manajemen

Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber serta waktu sebagai faktor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan

Tata kerja

Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesuai dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia

Organisasi

Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur.

• Hubungan organisasi dan manajemen

Organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan

• Hubungan manajemen dan tata kerja

Manajemen berfungsi untuk menjelaskan perlu ada proses kegiatan & pendayagunaan sumber-sumber untuk pelaksanaan kegiatan. Tata kerja berfungsi menjelaskan agar kegiatan itu dilaksanakan sesuai dengan sumber-sumber & waktu yang ada.

• Hubungan Manajemen,Organisasi & Tata kerja

Manajemen merupakan proses kerjasama agar tujuan tercapai .Organisasi adalah alat untuk pencapaian tujuan dan pengelompok.dan tata cara mengatur bagaimana kerjasama itu dilakukan agar tujuan tercapai secara efisien.

C. Tipe Struktur Organisasi 

Ada beberapa jenis struktur organisasi dan perusahaan yang terbaik sesuai dengan kebutuhannya. 

Pada saat ini Tipe atau Bentuk Organisasi terdapat 6 bentuk organisasi.Berikut ini adalah definisi Tipe atau Bentuk Organisasi menurut beberapa ahli adalah:

1. ORGANISASI LINI/GARIS (LINE ORGANIZATION)

Organisasi Lini/Garis diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil. Contohnya; Perbengkelan kapal/spead boat rusak, Penjual bahan bakar armada kapal (secara pribadi), Usaha penyebrangan kapal kecil/sampan.

Ciri-ciri Organisasi Lini adalah :

·         Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dan memilikiJumlah karyawan yang sedikit.

·         Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi\

·         Belum terdapat spesialisasi Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan

·         Struktur organisasi sederhana dan stabil Organisasi tipe garis ini biasanya diterapkan kepada organisasi kecil yang disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

2. ORGANISASI LINI DAN STAF (LINE AND STAFF ORGANIZATION)

Organisasi Garis dan Staf diciptakan oleh Harrington Emerson. Organisasi Garis dan Staf Merupakan bentuk organisasi yang mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi garis seperti adanya pengawasan secara langsung, serta mengambil kelebihan-kelebihan dari organisasi staf seperti adanya spesialisasi kerja. Organisasi Garis dan Staf merupakan kombinasi dari organisasi lini dan azas komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan untuk memberi masukan, bantuan pikiran, saran-saran, dan data informasi yang dibutuhkan.

Memiliki Ciri-ciri:

·         Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung

·         Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff

·         Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff

·         Jumlah karyawan banyak Organisasi besar, bersifat komplek Adanya spesialisas.

3.      ORGANISASI FUNGSIONAL (FUNCTIONAL ORGANIZATION)

Organisasi Fungsional diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan pada sifat dan macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan. masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

Memiliki Ciri-ciri:

·         Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan

·         Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan

·         Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis

·         Target-target jelas dan pasti Pengawasan ketat

·         Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi

4.      ORGANISASI LINI DAN FUNGSIONAL (LINE AND FUNCTIONAL ORGANIZATION)

Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit (Kepala Bagian) untuk mengambil keputusan dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.

Memiliki Ciri-ciri:

– Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan.

–Terdapat spesialisasi yang maksimal dan tidak menonjolkan perbedaan tingkatan dalam pembagian kerja

5. ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL DAN STAF (LINE, FUNCTIONAL AND STAFF ORGANIZATION)

Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut atau merupakan gabungan dari organisasi yang berbentuk lini fungsional dan staf.

Memiliki Ciri-ciri:

·         Organisasi besar dan kadang sangat ruwet

·         Jumlah karyawan banyak.

·      Mempunyai unsur karyawan pokok: Karyawan dengan tugas pokok (line personal), Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal), Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

6. ORGANISASI KOMITE (COMMITE ORGANIZATION)

Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksanakan secara kolektif. Organisasi komite terdiri dari :

·         Executive Committee ( Pimpinan Komite), yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini.

·         Staff Committee, yaitu orang – orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Memiliki ciri-ciri :

·         Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif

·         Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan.

·         Asas musyawarah sangat ditonjolkan

·         Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana

·         Biasanya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga.

C. STRUKTUR/SKEMA ORGANISASI

Struktur organisasi adalah sekumpulan komponen-komponen (unit-unit kerja) yang telah disusun dalam organisasi. Struktur organisasi berguna untuk menunjukkan adanya beberapa pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda agar bisa dikoordinasikan . Selain itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Struktur Organisasi juga merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi, yang berhubungan dengan fungsi, wewenang dan tanggung jawab untuk mencerminkan mekanisme-mekanisme formal pada pengelolaan organisasi.

Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu :

1.      Bentuk Vertikal

Dalam bentuk ini, sistem organisasi pimpinan sampai organisasi atau pejabat yang lebih rendah digariskan dari atas ke bawah secara vertikal.

2. Bentuk Mendatar / Horizontal

Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun atau digariskan dari kiri kea rah kanan atau sebaliknya.

3.Bentuk Lingkaran

Dalam bentuk lingkaran, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah bidang lingkaran.

4.Bentuk Setengah Lingkaran

Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran kea rah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya

5..Bentuk Elliptical

Dalam bentuk ini, saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah digambarkan dengan pusat Elips kearah bidang elips

6. Bentuk Piramid terbalik

Dalam bentuk ini, saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan organisasi atau pejabat terendah digambarkan dalam susunan berbentuk piramid terbalik. Skema atau bagan organisasi adalah suatu lukisan tentang organisasi yang dimaksudkan untuk menggambarkan susunan dari organisasi baik mengenai fungsi, bidang, tingkatan maupun rentang kendalinya.

D. PERAN ORGANISASI DI DALAM PERUSAHAAN PEAYARAN BERDASARKAN STRUKTUR ORGANISASI

I. menciptakan bayangan kesuksesan untuk bisnis perusahaan pelayaran kita, dengan memiliki Struktur Organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang. Divisi – divisi dan posisi – posisi apa saja yang nanti akan ada bisa tergambar dengan jelas saat ini. 

II. memudahkan pengembangan Sumber Daya Manusia, dengan Struktur Organisasi kita mampu melihat bagian-bagian perusahaan pelayaran mana saja yang nantinya membutuhkan SDM, Struktur Organisasi juga bisa menjadi alat pada saat kita melakukan perekrutan atau penambahan karyawan nantinya. Dengan adanya Struktur Organisasi kita akan berusaha untuk mendapatkan SDM yang berkualitas pada posisi-posisi yang saat ini masih kosong atau rangkap jabatan. Bagi karyawan Struktur Organisasi ini juga akan menjadi motivasi tersendiri untuk naik jabatan pada posisi diatasnya, tanpa Struktur Organisasi karyawan tidak/ belum mengetahui apakah ada jabatan diatas posisinya saat ini.

III. fungsi delegasi, dengan Struktur Organisasi kita bisa dengan mudah memisah fungsi delegasi antar setiap bagian pekerjaan, sekalipun rangkap jabatan masih ada setidaknya akan diketahui pada posisi mana kita sedang bekerja. Hal ini akan sangat terasa ketika kita telah memiliki karyawan, kadangkala kita melimpahkan pekerjaan pada karyawan tetapi hal itu tidak sesuai dengan lingkup pekerjaannya, sehingga hasil pekerjaan tersebut menjadi tidak maksimal, jika sejak awal kita telah menempatkan karyawan tadi pada suatu posisi tertentu dalam Struktur Organisasi maka kita bisa melihat apakah pekerjaan yang didelegasikan sudah sesuai dengan posisi dan lingkup pekerjaan karyawan tersebut. Dari Struktur Organisasi ini pula kita akan mengetahui posisi – posisi mana saja yang sudah waktunya untuk di delegasikan.

Dengan adanya fungsi-fungsi diatas kita dapat mengetahui bagaimana pentingnya struktur organisasi dapat membuat perusahaan lebih terarah / lebih terbuka cara kita mengatur suatu perusahaan.

Selain usaha pokok bidang pelayaran sebuah perusahaan pelayaran dapat bertindak sebagai agen (mengageni) kapal, bertindak sebagai wakil pemilik kapal. 

Jasa – jasa yang bisa dilakukan adalah :

• Port information, cargo prospect
• ]hip husbanding
• Cargo collection untuk kapal principal
• Freight collection dan administrasi disbursement kapal principal

Selain usaha keagenan, para pengusaha pelayaran juga bisa melakukan jasa lainnya seperti :

• Usaha bongkar muat
• Usaha repair kapal
• Usaha forwarding
• Jasa transportasi
• Depo container
• Transhipment
• Penyewaan alat bongkar muat
• jasa pengurusan dokumen pengapalan

Untuk struktur organisasinya sendiri tentunya akan relatif berbeda sesuai dengan jenis jasa yang ditawarkan. Semakin banyak bidang jasa pelayaran yang dikelola maka semakin besar organisasi dari perusahaan pelayaran tersebut. Sebagai gambaran berikut saya tampilkan contoh struktur organisasi sebuah perusahaan pelayaran internasional dengan cakupan usaha yang luas :

Chart Pelayaran

Contoh Organisasi Perusahaan Pelayaran

Usaha Keagenan

Selain usaha pokok dibidang pelayaran (core shipping business), sebuah perusahaan pelayaran dapat bertindak sebagai agen (mengageni) perusahaan pelayaran lain/asing (principal) untuk melayani semua kepentingan kapalprincipal. Kegiatan usaha keagenan tersebut antara lain:

1)   port information, cargo prospect, dan informasi lainnya;

2) ship husbanding (port & custom clearance, imigrasi, kesehatan pelabuhan dan sebagainya), dan mengurus surat-surat/dokumen kapal;

3) pengorganisasian kapal (traffic, bunker, reapir, maintenance, survey, certification, pengawakan, keperluan kapal lainnya).

4)  Berusaha memperoleh muatan untuk kapal dan sekaligus melaksanakanhandling untuk muatan;

5)  Melaksanakan freight collection, administtasi disbursement termasuk pertanggungjawabannya;

6)   Melakukan pemantauan petikemas milik principal; Untuk jasa-jasanya, kepada agen diberikan komisi-komisi: call fee (fee untuknon-commercial), booking commision dan handling commision untuk muatan dan komisi lainnya untuk freight collection, monitoring container dan sebagainya. Besaran jasa agen sering diberikan secara lumpsum, yaitu 4% – 5% dari freight untuk muatan keluar dan 2% – 2,5% dari freight untuk muatan masuk.

Point-point penting dalam Organisasi Pelayaran

Organisasi ini bertujuan untuk mencari kauntungan maka yang harus diperhatikan adalah

Pertama: pemasaran dan penjualan.

Seringkali perusahaan baru bangkrut karena divisi pemasaran dan penjualannya loyo. Banyak yang merasa mampu membuat solusi multimedia dan informatika membuat usaha baru namun setahun kemudian tutup karena tidak dapat proyek. Tugas divisi ini adalah melakukan riset pasar, promosi, mencari prospek klien, melakukan presentasi sampai dapat menghasilkan proyek untuk perusahaan.

Kedua: produksi. buatlah struktur organisasi yang tepat.

Dalam perusahaan yg kita kelola harus mempunyai struktur organisasi yg jelas & tepat agar

sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Ketiga: Administrasi dan Keuangan.

Divisi ini bertanggung jawab terhadap masalah legal, administrasi, penagihan, pembayaran,

termasuk membayar gaji karyawan.

BAB III

PENUTUP 

STRUKTUR ORGANISASI YANG TEPAT ADALAH. 

Struktur fungsional

Jenis struktur organisasi ini mengelompokkan orang berdasarkan fungsi yang mereka lakukan dalam kehidupan profesional atau menurut fungsi yang dilakukan dalam organisasi. Bagan organisasi untuk organisasi berbasis fungsional terdiri dari Vice President, Sales department, Customer Service Department, Engineering atau departemen produksi, departemen Akunting dan Administratif

DAFTAR PUSTAKA

http://sukmawanstarscreams.blogspot.com/2013/10/tipe-atau-bentuk-struktur-dan-skema.html

http://tkampus.blogspot.com/2012/04/strategi-penyelesaian-konflik.html

http://skripsi-manajemen.blogspot.com/2011/02/teori-motivasi-maslow-mcclelland.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Motivasi